Najnowsze wiadomości

8 lutego 2023 2:09

Komu zlecić niszczenie dokumentów?



Jak zaplanować utylizację akt, by wszystkie dane były dobrze zabezpieczone? Rozwiązaniem, na które decyduje się wiele firm, jest nawiązanie w tym zakresie współpracy ze specjalistami. Dziś doradzamy, co zrobić, by mieć pewność, że wybraliśmy rzetelną firmę.

Niszczenie dokumentów - na co powinniśmy zwrócić uwagę podczas wyboru specjalisty?

Przy realizacji takich działań najważniejsze jest bezpieczeństwo. Jeśli niszczenie akt zostanie przeprowadzone nieprawidłowo i w efekcie zostaną ujawnione wrażliwe dane, czekają nas spore problemy z prawem oraz kłopoty wizerunkowe. Zanim zaczniemy współpracować z firmą, oferującą tego typu usługi, zweryfikujmy, czy przestrzega ona określonych norm. Warto np. nawiązać współpracę z firmą, oferującą utylizację w strzeżonym budynku zgodnie z normą DIN 66399 do 3 stopnia utajnienia.

Dobrze będzie pamiętać o tym, że godne zaufania firmy oferują profesjonalny certyfikat potwierdzający zniszczenie dokumentów. Nierzadko możemy liczyć na specjalny materiał filmowy - takie nagranie sprawi, że będziemy mogli przekonać się, jak wyglądało niszczenie dokumentów.

Co dokładnie niszczy usługodawca?

Kolejnym ważnym aspektem jest kompleksowość usługi. Wiele firm dysponuje nie tylko aktami w formie papierowej. Przydatne może okazać się więc niszczenie akt w formie dysków twardych HDD, płyt DVD czy CD. Ciekawą opcją jest także mobilne niszczenie dokumentów. Taki wariant przeznaczony jest dla firm, którym prawo zabrania wywozu dokumentacji ze swojej siedziby w stanie nieprzetworzonym. W praktyce jednak z tej usługi może skorzystać każdy podmiot, który poczuje się pewniej, gdy akta zostaną zniszczone w jego siedzibie.

Niszczenie akt - w jaki sposób przebiega transport?

Sama bezpieczna utylizacja nie wystarczy, by w profesjonalny sposób ochronić informacje zawarte w naszych aktach. Ewentualne naruszenia, mogące doprowadzić do wycieku danych teoretycznie mogą powstać także podczas transportu dokumentacji do obiektu usługodawcy. To dlatego rzetelne firmy, oferujące niszczenie dokumentów i akt, troszczą się także o ten aspekt bezpieczeństwa. Podczas wyboru usługodawcy zweryfikujmy, jaki transport proponuje firma. Najlepiej byłoby, żeby niszczenie akt wiązało się z:

  • umieszczeniem zbiorów w bezpiecznych pojemnikach;
  • transporcie zbiorów specjalnymi pojazdami, wyposażonymi w GPS;
  • niezwłocznym przewiezieniem akt do obiektu usługodawcy.

Taką usługę gwarantuje m.in. firma Rhenus Data.

Artykuł partnera

Komentarze (0)