Jak zostać asystentką bez doświadczenia?

Asystenci administracyjni są niezbędną częścią codziennych działań w wielu firmach - pracują jak układanki, działają jako przewodnik pomiędzy szefem (lub szefami) a każdym, kto próbuje uzyskać dostęp do szefa (lub szefów), planują wydarzenia, przekazują inicjatywy do szerszego biura, dbają o brudną dokumentację i utrzymują statek logistyczny w porządku, aby wszystko przebiegało sprawnie.

Sprawdź również: Jak wygląda praca sekretarki

Często stanowisko sekretarki, często na poziomie podstawowym, może prowadzić do kariery w działalności operacyjnej lub zarządzaniu projektami. Jest to również dobry sposób na poznanie branży, która Cię interesuje. Jeśli jesteś mistrzem w pracy wielozadaniowej, więc zorganizowane życie jest praktycznie kolorowe, a dobry komunikator, masz wszystkie umiejętności potrzebne do posiadania tej pracy. Nie masz doświadczenia? Nie ma problemu. Oto porady jak zostać sekretarką:

Po pierwsze, należy zrozumieć, jakich cech charakterystycznych poszukują pracodawcy u asystenta administracyjnego:

1. Dbałość o szczegóły i organizację

Większość prac koordynacyjnych biura, czy to zakup materiałów eksploatacyjnych, wyszukiwanie sprzedawców imprez, czy obsługa harmonogramu, przypada na asystentów administracyjnych, więc to, czego naprawdę szukają pracodawcy, to główny organizator, który nigdy nie popełnia błędów. 

Udowodnij, że masz to w wolnym od literówek życiorysie i liście motywacyjnym, który podkreśla każde doświadczenie, które zamienia chaos w porządek.

2. Niezawodność i samowystarczalność

Bycie doskonałym asystentem administracyjnym oznacza zdobycie zaufania - a to zaczyna się od niezawodnego pokazywania się, bycia zawsze dostępnym do pomocy, kiedy jest się potrzebnym, a nie bycia kierowanym z bliska, ponieważ głównym zadaniem jest oswajanie chaosu w biurze, a nie jego powiększanie. 

Zacznij demonstrować swoją wiarygodność, pokazując się na czas przed rozmową kwalifikacyjną i szybko reagując na informacje od potencjalnego pracodawcy.

3. Gracz zespołowy i wielozadaniowy

Oprócz szeregu obowiązków, które wymagają pracy z ludźmi w całym biurze, asystenci administracyjni są często strażnikami osób, którym służą - w niektórych przypadkach każdy, kto chce nawiązać kontakt z szefem, musi najpierw przejść przez asystenta. 

Jeśli jesteś sprawdzonym, wielozadaniowym pracownikiem dzięki innej pracy lub stażowi, który ukończyłeś, zadzwoń do niego w swoim życiorysie i w liście motywacyjnym. Jeśli jesteś dobry w zarządzaniu lub pracy z trudnymi osobistościami, podkreśl tę umiejętność.

4. Poczucie pilności

Będziesz musiał stawić czoła wielu sytuacjom, z którymi trzeba się natychmiast uporać. Najlepsi asystenci administracyjni są tak bardzo zależni od tego, co robią, że spodziewają się czkawki - a to dlatego, że mają poczucie pilności. Jeśli z doświadczenia zawodowego wynika, że jesteś w stanie pracować pod presją, pamiętaj, aby to podkreślić.

5. Dobre umiejętności komunikacyjne

Asystenci są często odpowiedzialni za dużą ilość komunikacji w całym biurze i mogą być odpowiedzialni za odbieranie połączeń przychodzących lub odpowiadanie na niektóre wiadomości e-mail od klientów. To, jak dobrze komunikujesz się w takich sytuacjach, odbija się bezpośrednio na twoim szefie. 

Musisz umieć pisać artykułowo i mówić stanowczo i pewnie. Twój list motywacyjny to świetne miejsce do zaprezentowania tego pierwszego; ten drugi powinien pojawić się w wywiadzie.

Następnie, naucz się podstaw:

1. Weź udział w podstawowym kursie pisania na maszynie
Jeśli nie pisałeś na maszynie w szkole, musisz rozwinąć swoje umiejętności, aby móc szybko odpowiadać na e-maile, edytować dokumenty i robić notatki. W Internecie dostępnych jest wiele bezpłatnych kursów pisania na maszynie.

2. Weź pod uwagę kurs księgowości lub rachunkowości
Umieść te zajęcia w swoim życiorysie, a zasygnalizujesz, że poważnie podchodzisz do codziennych zadań, które są częścią i paczką z wieloma stanowiskami asystentów administracyjnych. Wyląduj na tym stanowisku, a kursy pomogą Ci dobrze wykonywać Twoją pracę.

3. Załatw sobie GED... albo jeszcze lepiej, stopień naukowy.
Chociaż nie jest to wymagane na wszystkich stanowiskach asystentów administracyjnych, posiadanie dyplomu GED lub świadectwa ukończenia szkoły średniej oraz praca w college'u poniżej pasa spowoduje, że Twoje CV znajdzie się wyżej w stosie. Uzyskanie dyplomu współpracownika lub licencjata idzie nieco dalej niż zaznaczenie okienka - pokazuje, że utknąłeś w czymś do ukończenia i sygnalizuje, że masz przynajmniej podstawowe umiejętności zarządzania projektami, pracy w zespole i komunikacji.

Teraz, wyląduj:

1. Sieć
Wybierz branżę, którą lubisz i zacznij rozbudowywać w niej swoją sieć: stuknij swoich znajomych w kontakty, pracuj nad szkolnymi połączeniami z absolwentami i nawiązuj kontakty na stronach takich jak LinkedIn. Miej jasność co do rodzaju stanowiska, którego szukasz, i poproś o radę w osiągnięciu tego celu.

2. Wyszukiwanie wstępnych stanowisk asystentów administracyjnych
Wiele stanowisk asystentów administracyjnych to stanowiska podstawowe. Wyszukaj na stronie Localwise.com oferty pracy dla administratorów w swojej okolicy.

3. Weź udział w stażu
Jeśli jesteś jeszcze w college'u lub po prostu wyjechałeś, lądowanie na stażu jest dobrym krokiem na drodze do stanowiska asystenta administracyjnego. Daje ci szansę udowodnić, że jesteś zorganizowany, dobry w komunikacji i dobry w pracy pod presją, co ustawia cię na pełnoetatową rolę, gdy staż się kończy, lub gdy stanowisko staje się dostępne.

4. Temp
Temping to świetny sposób na zdobycie doświadczenia w obowiązkach asystenta administracyjnego, a także na postawienie stopy w drzwiach kilku firm. A dobrzy tempuści często dostają oferty pracy na pełen etat - więc upewnij się, że robisz dobre wrażenie.

5. Start w roli recepcjonisty
Jeśli nie masz szczęścia, lądując na stanowiskach podstawowego asystenta administracyjnego, poszukaj pracy recepcjonisty - dobrzy recepcjoniści często mają wiele z tych samych umiejętności co asystenci administracyjni, ale bariera wejścia jest zazwyczaj nieco niższa (podobnie jak wynagrodzenie). Należy doskonalić swoje umiejętności komunikacyjne i organizacyjne oraz dążyć do awansu lub wykorzystać to doświadczenie w pracy w nowej firmie.