Skrócony czas pracy, urlop czy zwolnienie?

Epidemia koronaawirusa powoduje, że wiele firm podejmuje trudne decyzje pomiędzy redukcją godzin pracy, urlopem, zwolnieniami lub poruszaniem się po skomplikowanych nowych zasadach dotyczących bezrobocia, płatnych zwolnień lekarskich i innych nowych polityk rządowych.

Wraz z zamykaniem firm i obowiązkowym zamykaniem działalności gospodarczej, nastąpił historyczny wzrost liczby osób ubiegających się o zasiłek dla bezrobotnych. Według amerykańskiego Departamentu Pracy (DOL), ostatnia liczba wniosków o zasiłek dla bezrobotnych wzrosła do 3,28 mln między 15 a 21 marca - wzrost o 1,064% w stosunku do poprzedniego tygodnia.

Nie wiesz, jak poruszać się po wszystkich możliwościach? Mamy odpowiedzi na niektóre z Twoich najważniejszych pytań.

Skrócony czas pracy, urlop czy zwolnienie?

W tym okresie niepewności ekonomicznej, pracodawcy muszą utrzymać solidną wiedzę na temat swojej sytuacji finansowej w miarę rozwoju epidemii wirusa coronavirus. Czyniąc to, będziesz musiał przejrzeć listę płac i zrozumieć, jak najlepiej utrzymać swoją firmę. Dla tych, którzy mają trudności z utrzymaniem płac pracowników, istnieje kilka opcji do rozważenia:

• Redukcja godzin lub wynagrodzenia
• Furlough
• Zwolnienie

Redukcja godzin lub wynagrodzenia

Zmniejszenie godzin pracy lub wynagrodzenia pracownika może być dobrym rozwiązaniem dla pracowników nie objętych zwolnieniem. Jeśli zastanawiasz się nad obniżeniem wynagrodzenia, możesz rozważyć podejście odgórne, najpierw obniżając dochody kierownictwa i kierowników firmy, a następnie, w razie potrzeby, schodząc w dół drabiny korporacyjnej.

Dodatkowo, można zdecydować się na skrócenie godzin pracy lub zmianę rozkładu czasu pracy wśród pracowników. Należy pamiętać, że jeśli godziny są znacznie zredukowane, pracownicy mogą nie być już uprawnieni do otrzymywania świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego pracodawcy.

Furlough

Rollough stawia pracowników na tymczasowym, bezpłatnym urlopie. Furloughed pracownicy są nadal uprawnieni do otrzymywania świadczeń zdrowotnych zapewnianych za pośrednictwem Twojej firmy i mogą ubiegać się o zasiłek dla bezrobotnych.

Istnieje kilka powodów, dla których pracodawca może rozważać wybór urlopu wypoczynkowego zamiast zwolnień. "Skuteczny urlop może zapewnić firmom elastyczność w zarządzaniu niepewnością biznesową i komplikacjami finansowymi bez konieczności ponoszenia potencjalnych kosztów i ryzyka prawnego związanego ze zwolnieniami", mówi Jie "Jasmine" Feng, adiunkt w Rutgers School of Management and Labor Relations w Piscataway, New Jersey.

"W przeciwieństwie do zwolnień, wypowiedzeń i innych mniej pożądanych alternatyw, urlop pracowniczy redukuje koszty pracy i nie ponosi dodatkowych kosztów, takich jak odprawy i usługi outplacement. Ponieważ urlop jest praktyką tymczasową, firmy odczuwają mniej zakłóceń po wznowieniu pracy, ponieważ powracający pracownicy zachowują swój pierwotny poziom wiedzy, umiejętności i zdolności. Firmy nie muszą zatrudniać nowych pracowników, co pozwala im uniknąć kosztów rekrutacji, selekcji, socjalizacji i szkoleń".

Zwolnienie z pracy

Zwolnienia są zdefiniowane jako pełna separacja z pracownikiem i w miarę możliwości należy ich unikać. Dla niektórych może to być jednak nieuniknione. W takim przypadku należy sporządzić pismo o rozwiązaniu stosunku pracy, w którym poinformuje się o tym pracowników, których to dotyczy. Będziesz również chciał zachęcić swoich pracowników do ubiegania się o zasiłek dla bezrobotnych tak szybko, jak to możliwe.

Pracodawcy przygotowujący się do masowych zwolnień powinni również zastanowić się, jak najlepiej poradzić sobie z napływem wniosków o zasiłek dla bezrobotnych, aby zapewnić sprawny proces pomagający pracownikom w otrzymaniu zasiłku dla bezrobotnych.

"Pracodawcy muszą zrozumieć, że jest to niezwykle trudna sytuacja dla wszystkich" - mówi Eric Mochnacz, konsultant ds. zasobów ludzkich w Red Clover, firmie konsultingowej z Fairfield w New Jersey. "Pracodawcy muszą być bezstronni w zarządzaniu wnioskami o zasiłek dla bezrobotnych. Jeśli dochodzi do masowych zwolnień, pracodawca nie chce znaleźć się w sytuacji, w której jego decyzja o zakwestionowaniu roszczenia jednego pracownika, a nie zakwestionowaniu innych, jest postrzegana jako dyskryminująca".

Podczas gdy procedura składania wniosków o zasiłek dla bezrobotnych różni się w zależności od państwa, ogólny proces i wymogi kwalifikowalności są zasadniczo takie same. Kiedy były pracownik składa wniosek o zasiłek dla bezrobotnych, jako ostatni pracodawca, otrzymasz pocztą "Notice of Unemployment Insurance Claim Field". Zawiadomienie zawiera ogólne informacje o roszczeniu, w tym powody, dla których były pracownik twierdzi, że już nie pracuje.

Bardzo ważne jest, aby pracodawca odpowiedział w formie pisemnej - akceptując lub kwestionując roszczenie - w ciągu 10 dni od daty wysłania listu na górze zawiadomienia o roszczeniu. Nieudzielenie odpowiedzi na roszczenie z tytułu ubezpieczenia od bezrobocia może mieć wpływ na wysokość stawki podatkowej pracodawcy. Mochnacz zaleca przyjęcie proaktywnego podejścia w zakresie zrozumienia sposobu reagowania na napływ roszczeń. Ogólnie rzecz biorąc, mówi, że dla firmy korzystne może być posiadanie jednej osoby, która będzie kontaktować się ze wszystkimi roszczeniami z tytułu ubezpieczenia od bezrobocia, np. przedstawiciela działu kadr lub dyrektora firmy.

Nowe prawa, zasady i zmiany w istniejących przepisach prawnych

Ponieważ więcej pracodawców jest zmuszonych do zwolnień lub zwolnień grupowych, DOL wydał wytyczne, które dają państwom większą elastyczność w zarządzaniu programami ubezpieczeń od bezrobocia dla pracowników dotkniętych pandemią. Każdy pracodawca, który rozważa zwolnienie lub przepustkę, musi to rozważyć:

• Prawo federalne, w tym Ustawa o pierwszej reakcji na koronaawirusy dla rodzin (Families First Coronavirus Response Act)
• Pakiety pomocowe, w tym Coronavirus Stimulus Relief Bill
• Obowiązki w zakresie powiadamiania o dostosowaniu pracowników i przekwalifikowaniu zawodowym (WARN)
• Prawo państwowe i lokalne, w tym deklaracje nadzwyczajne

Płatny urlop pracowniczy

W odpowiedzi na COVID-19, nowa ustawa federalna, zwana Families First Coronavirus Response Act (FFCRA), rozszerza zakres płatnego urlopu dla uprawnionych pracowników. Przepisy FFCRA dotyczące płatnego urlopu chorobowego oraz rozszerzonych urlopów rodzinnych i medycznych mają zastosowanie do pracodawców prywatnych zatrudniających mniej niż 500 pracowników oraz niektórych pracodawców publicznych. Zgodnie z nowym prawem, wykwalifikowani pracownicy to również ci, którzy:

• Przetestujcie pozytywnie COVID-19.
• Są objęci kwarantanną, podlegają kwarantannie rządowej lub są doradzani przez lekarza do samokwarantanny.
• Opiekują się członkiem rodziny, który uzyskał pozytywny wynik testu na COVID-19.
• Opiekują się dziećmi, których szkoły lub przedszkola zostały zamknięte.

Małe firmy zatrudniające mniej niż 50 pracowników mogą kwalifikować się do zwolnienia z wymogu zapewnienia urlopu z powodu zamknięcia szkoły lub niedostępności opieki nad dziećmi, jeśli "wymogi dotyczące urlopu zagroziłyby rentowności firmy jako firmy kontynuującej działalność". Małe przedsiębiorstwa decydujące się na skorzystanie z tego zwolnienia mogą być zmuszone do udokumentowania, dlaczego ich działalność spełnia kryteria zwolnienia, które mogą być określone przez DOL w przyszłych przepisach.

Pracodawcy dotknięci przez FFCRA będą mogli skorzystać z dwóch nowych ulg podatkowych na wynagrodzenia, które "natychmiast i w pełni je zwrócą" za wypełnienie mandatu płatnego urlopu. Koszty ubezpieczenia zdrowotnego są wliczone w kredyt, a pracodawcy nie ponoszą odpowiedzialności podatkowej.

WARN Act

Pracodawcy rozważający masowe zwolnienia powinni być świadomi wymogów określonych w federalnej Ustawie o Przystosowaniu Pracowników i Powiadomieniach o Przekwalifikowaniu Zawodowym (WARN). Ustawa WARN wymaga od pracodawców zatrudniających 100 lub więcej pracowników pisemnego powiadomienia z co najmniej 60-dniowym wyprzedzeniem o zamknięciu zakładu lub masowych zwolnieniach dotyczących 50 lub więcej pracowników w jednym miejscu. Ustawa WARN zazwyczaj wyklucza osoby, które pracowały krócej niż sześć miesięcy w ciągu ostatnich 12 miesięcy oraz te, które pracują mniej niż 20 godzin tygodniowo.

Jako dodatek do federalnej ustawy WARN, wiele stanów posiada mini ustawy WARN, które zapewniają pracownikom większą ochronę. W odpowiedzi na napływ firm, które zostały zmuszone do zamknięcia w krótkim czasie, kilka stanów, w tym na przykład Kalifornia, zawiesiło zwykłe wymagania dotyczące wypowiedzenia dla pracodawców zlecających masowe zwolnienia, relokacje lub zwolnienia z pracy z powodu zamknięcia firmy spowodowanego nieprzewidzianymi okolicznościami biznesowymi związanymi z COVID-19. Przy zwalnianiu pracowników kluczowe znaczenie dla pracodawców ma zapewnienie, aby spełniali oni wymogi w zakresie wypowiedzenia, zarówno wynikające z prawa stanowego, jak i federalnego.

Prawo państwowe i lokalne

Oprócz minipraw stanowych, bardzo ważne jest, aby pracodawcy znali stanowe i lokalne ustawodawstwo, które dotyczy Twojej firmy. Podczas gdy firmy działające w jednej lokalizacji mogą być bardziej zaznajomione z prawem stanowym i lokalnym, zadanie przestrzegania przepisów staje się o wiele bardziej uciążliwe dla firm z rozproszonymi lokalizacjami.

Pracodawcy będą również chcieli wiedzieć o zgłoszeniach alarmowych, takich jak "pobyt w domu" i "schronienie na miejscu", które wymagają od "nieistotnych" firm zamknięcia na co najmniej 30 dni. To, co jest uważane za istotne, a co nieistotne, jest określane przez władze państwowe i lokalne. W związku z tym, że liczba państwowych i lokalnych samorządów, które wydają różne zarządzenia nadzwyczajne szybko rośnie, pracodawcy będą chcieli pozostać w kontakcie z biurami regionalnymi, aby być na bieżąco ze zmieniającą się polityką.